Должностная инструкция начальника тендерного отдела поставщика. Начальник тендерного отдела должностная инструкция

ограниченной ответственностью ">Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

Должностная инструкция начальника тендерного отдела

02.11.2011 № 205-ДИ

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника тендерного отдела ООО "Бета" .

1.2. Начальник тендерного отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом .

1.3. Начальник тендерного отдела подчиняется непосредственно коммерческому директору .

1.4. На должность Начальника тендерного отдела назначается лицо, имеющее высшее (экономическое или инженерно-экономическое) образование .

1.5. Начальник тендерного отдела должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам участия в торгах (тендерах) ;
– основные принципы и понятия системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– основные процессы и ресурсы системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– региональные нормативные правовые акты, связанные с размещением заказов для государственных и муниципальных нужд;
– антимонопольное законодательство;
–
– планирование размещения государственных и муниципальных заказов;
– процедуры размещения государственных и муниципальных заказов способом открытого и закрытого конкурсов;
– порядок извещения, конкурсную документацию, порядок подачи заявок на участие в конкурсе, вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов, рассмотрение заявок, оценку и сопоставление заявок на участие в конкурсе, последствия признания конкурса несостоявшимся;
– критерии оценки заявок на участие в тендере, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в тендере;
– процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
– порядок извещения, документацию тендера, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение, подведение итогов, последствия признания несостоявшимся;
– особенности проведения тендеров и государственных поставок в электронной форме;
– размещение заказа путем запроса котировок;
– эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– порядок контрол я за соблюдением законодательства РФ о размещении государственных и муниципальных заказов ;
– о тветственность за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
– обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;
– информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;
– структуру и особенности государственных и муниципальных контрактов;
– управление исполнением государственных и муниципальных контрактов, учет контрактов;
– специфику размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– особенности размещения государственных и муниципальных заказов на поставку товаров , на услуги;
– особенности размещения государственных и муниципальных заказов на различные виды работ;
– гражданское, административное, трудовое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности ООО "Бета" ;
– основы менеджмента, управления персоналом;
– основы управления проектами;
– этику делового общения.

1.6. В своей деятельности Начальник тендерного отдела руководствуется:
− законодательными и нормативными правовыми актами, методическими материалами по вопросам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
– локальными нормативными актами ООО "Бета" , в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО "Бета" ;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Начальника тендерного отдела его обязанности возлагаются на работника, назначаемого приказом генерального директора ООО "Бета" .

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник тендерного отдела выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит деятельностью тендерного отдела .
2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности тендерного отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует выполнение работы работниками тендерного отдела.
2.3. Оказывает методическую и практическую помощь работникам тендерного отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных поставках.
2.4. Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления тендерным отделом.
2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров тендерного отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.
2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников тендерного отдела.
2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации.
2.8. Проводит мониторинг тендеров, конкурсов, аукционов в средствах массовой информации и в сети Интернет.
2.9. Участвует в подготовке конкурсной документации.
2.10. Представляет интересы ООО "Бета" при осуществлении конкурсных процедур.
2.11. Участвует в разработке положений , регламентов и методических указаний по электронным тендерам и государственным поставкам.
2.12. Представляет руководству ООО "Бета" предложения об улучшении качества работы работников тендерного отдела.

3. ПРАВА

Начальник тендерного отдела имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО "Бета" , касающимися деятельности отдела материально-технического снабжения .
3.3. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя и генерального директора ООО "Бета" предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета" .
3.4. Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник тендерного отдела несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета" ), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

Должностная инструкция руководителя отдела закупок [наименование организации]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Руководитель отдела закупок [наименование организации] относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно [вписать нужное] или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора [наименование организации].

1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора [наименование организации] по представлению [вписать нужное].

1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:

Основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность [наименование организации];

Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;

Требования к качеству товаров;

Оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента [наименование организации], в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;

Методы и порядок закупок;

Порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;

Порядок расчетов по договорам;

Организацию работы складского хозяйства [наименование организации], методы планирования, контроля и управления складским запасом;

Базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:

Организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту [указать наименование организации];

Формирование ассортимента, определение объемов закупок и участие в ценообразовании;

Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.

2. Должностные обязанности

2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:

Руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;

Определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;

Контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;

Проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;

Проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;

Проверка количества и качества внутренних поставок;

Осуществление своевременного отбора поставщиков;

Организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;

Участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;

Оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;

Управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;

Мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;

Статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;

Анализ склада, планирование темпа закупок;

Ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;

Принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;

Контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;

Организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами [указать наименование организации];

Контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);

Распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;

Осуществление руководства подчиненными сотрудниками

3. Права

3.1. Руководитель отдела закупок имеет право:

Действовать от имени [указать наименование организации], представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;

Знакомиться с проектами решений руководства [указать наименование организации], касающимися закупок и сбыта продукции;

Вносить предложения руководству [указать наименование организации] по улучшению деятельности отдела закупок;

Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений [указать наименование организации];

Запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

Принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;

Устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;

Вносить предложения руководству [указать наименование организации] по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;

Вносить на рассмотрение руководству [указать наименование организации] представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

Повышать свою квалификацию.

4. Ответственность

4.1. Руководитель отдела закупок несет ответственность за:

Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;

Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

Причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Тендерный отдел - это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации. Кроме того, любая компания, рано или поздно сталкивается с необходимостью расширения возможностей для сбыта своей продукции / услуг. Эффективным инструментом для расширения каналов сбыта является развитие тендерного направления. Участие в тендерах и в случае победы заключение контрактов с государственными и коммерческими поставщиками.

Особенного актуально развитие тендерного направления и тендерного отдела в частности в период кризиса, когда коммерческие компании значительно сокращают свои бюджеты или вовсе отказываются от заключения контрактов по ряду не жизненно важных направлений. Государство даже в период кризиса закупает и будет закупать работы, товары, услуги необходимые для нормального функционирования всей страны. Кроме того, государство является надежным клиентом, который платит по счетам.

Тендерный отдел: задачи

Основные задачи тендерного отдела, которые стоит выделить особо это:
обеспечение участия компании в тендерах
участие в создании и поддержание имиджа компании
привлечение новых контрактов через систему тендеров и привлечение новых клиентов, а также удержание / возвращение старых клиентов

Обязательным условием для эффективной деятельности в этом направлении является создание тендерного отдела с квалифицированными специалистами, замотивированными на результат. Об этом и пойдет речь в статье.

Типовая организационная структура тендерного отдела

Давайте с Вами рассмотрим типовую структуру тендерного отдела. Сразу оговорюсь, о том, что структура которую мы с Вами рассмотрим типовая. В крупных компаниях обязанности могут быть закреплены за отдельным специалистом, в небольших компаниях обязанности всего тендерного отдела могут быть перераспределены между одним-двумя сотрудниками.
Руководитель тендерного отдела
Заместитель руководителя / главный специалист
Менеджер /
Помощник менеджера / секретарь

Схема подчиненности выглядит следующим образом:

Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции

Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.

Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах.

Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт. Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт. Деятельность тендерного отдела должна быть направлена только на достижение одной цели это результативное участия компании в тендерах и получение новых контрактов для компании через систему торгов.

Распределение обязанностей внутри тендерного отдела, которые мы с Вами рассмотрим, также являются типовыми и могут отличаться в конкретной организации.

Руководитель тендерного отдела:
2.1. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений.
2.3. Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений.
2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации;
2.5. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела.
2.7. Контролирует подготовку предложений (финансовых и технических) по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел;
2.8. Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела.
2.9. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией;
2.10. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации.
2.11. Контролирует отправку документов на тендеры;
2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании.
2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др., необходимых для заключения договора, возлагается на специалистов подразделений, выигравших торги.
2.14. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов.
2.15. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел.
2.16. Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией.
2.17. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка.
2.18. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации.

Ну а сейчас мы с Вами разберем типовые обязанности тендерного специалиста.

Тендерный специалист:
2.1. Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках
2.2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.3. Готовит пакет документов в соответствии с требованиями тендерной документации:
 оформляет предложения (финансовые и технические), предоставленные специалистами подразделений в соответствии со стандартами документации;
 запрашивает в бухгалтерии финансовые данные и документы по Компании;
 запрашивает (в зависимости от требований закупочной документации) справки в различных государственных структурах в рамках подготовки документов по тендеру в зоне своей ответственности;
 по поручению руководителя отдела заполняет формы документов в соответствии с закупочной документацией;
 по поручению руководителя отдела осуществляет сбор документов (учредительных документов, лицензий, дипломов, аттестатов специалистов, копий договоров, актов и др.)
 сканирует, ксерокопирует документы, необходимые для подготовки заявки на тендер.
 организует нотариальное заверение документов, необходимых для подготовки пакета документов на тендер
2.4. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации.
2.5. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками;
2.6. В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции.
2.7. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях.
2.8. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы.
2.9. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции
2.10. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции.

Тендерный отдел и управление процессом

Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.

Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
информация об объявленных тендерах,
требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
информация о результатах участия в торгах

Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.

Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.

Тендерный отдел и его технология работы

Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании.

Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании. То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании.

Процесс завершается при следующих условиях:
получение информации о результатах торгов
доведение информации до заинтересованных лиц внутри компании.

Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика. Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе. В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком.

Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов. На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.

На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.

Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы

С точки зрения структурного построения тендерная работа представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований и потребностей Компании, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом характера и специфики работ по конкретной услуге.

Основные этапы процесса

Мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
Согласование с руководителями Компании, руководителями департаментов участия в торгах в соответствии с политикой Компании и спецификой деятельности подразделений.
Планирование подготовки документации для участия в торгах в соответствии со сроками подачи документов.
Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
Проверка документации на соответствие требованиям.
Корректировка документации, в случае необходимости.
Проверка внесения корректив до отправки документации.
Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
Контроль отправки документации организаторам торгов.
Контроль результатов участия в торгах.
Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.

Основные принципы выполнения тендерных работ:
Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.
Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.
Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям, изложенным в закупочной документации и законодательных актах.
Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата, который, в свою очередь, является обязательной компонентой конечного результата.
Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в любой форме не допускается без особого на то разрешения.

Примечание : В тех случаях, когда у Вас возникает подозрение о добропорядочности сотрудников организатора тендера, например когда есть основания предполагать, что конфиденциальная информация с Вашим ценовым предложением может быть разглашена другим участникам тендера рекомендуем Вам обеспечить доставку предложений в последний момент. В последний момент это подача заявки за несколько часов до окончания приема заявок или же подавать заявку непосредственно на вскрытии конвертов.

Источники информации, используемые при оказании услуги

исходная информация, полученная от Организаторов тендеров (объявление на сайте, извещение об изменении условий проведения торгов; документация для участия в торгах, план закупок, протокол рассмотрения и оценки)
исходная информация, полученная от Заказчика (в зависимости от условий закупочной документации: методика, методология, концепция, техническое предложение, список специалистов, сведения об опыте, календарный план, финансовое предложение)
собственная информационная база (образцы документов Компании, формы)

Тендерная работа и документирование результатов

Документирование работы по подготовке документации участника торгов и ее результатов осуществляется с использованием шаблонов документов установленного образца (формата отчета). В компании в качестве отчетного документа может быть принята форма, например подготавливаемая в Excel. Также информация о подготовленных тендерах, о результатах работы тендерного отдела может фиксироваться в CRM системе или иных специализированных программах или сервисах, например в сервисе Тендерплан.

Система оплаты и мотивации

Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие:
1) оплата за результат
2) фиксированная оплата

В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, т.е. получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует.

Возможные вариации системы «Оплата за результат»:
1. Оклад + процент от выигранных тендеров
2. Оклад + фиксированная премия по итогам работы
3. Процент от выигранных тендеров
4. Оплата за каждую допущенную заявку.
Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате – первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату. Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию.
Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная.

Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате:
1. Фиксированный оклад
2. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку
В первом варианте возможны также различные вариации, например когда к окладной части добавляется оплата за переработки. В случаях, когда объем подготовленных тендерных заявок большой и переработок много, то и сумма оплаты переработок может быть также значительной.

Тендерное сопровождение плюсы и минусы

Компании и предприниматели, которые только выходят на рынок госзаказа допускают одну распространённую ошибку. Все тендерное направление компании полностью отдается на аутсорсинг, компании которая занимается сопровождением в сфере тендеров. Основная и главная ошибка заключается в том, что никакая компания, кроме вашей и никакой специалист, кроме Вашего сотрудника не будет так сильно заинтересованы в результате.

Первый минус привлечения аутсорсинговой компании по тендерам это:
- слабая заинтересованность в результате сотрудника, который будет готовить для Вас заявку. Даже, если Вы заплатите приличный гонорар аутсорсинговой компании, то скорее на оплате конкретного сотрудника, который будет готовить Вашу заявку, это особо не скажется.
Второй минус это не всегда высокая грамотность в Вашей тематике, тех сотрудников аутсорсинговой компании, которые будут готовить заявку.
Третий минус это слабый контроль за деятельностью сотрудников, подготавливающих заявки на тендер. Вы не всегда можете точно знать и понимать, работает сотрудник аутсорсинговой компании над вашим тендером и на какой стадии находится проект.

В итоге оплатив за работу приличные деньги Вы можете получить ситуацию при которой нет заинтересованности в результате работ, не высокий профессионализм исполнителе в ваше тематике и отсутствие контроля.

Поэтому отдавать полностью все направление по тендерам на аутсорсинг крайне не рекомендуется. Привлекать аутсорсинговые компании по сопровождению тендеров и фрилансеров можно и нужно, но делегировать нужно только какую то часть задач и контролировать процесс подготовки заявок.

То есть нужен тендерный специалист в компании, который был бы мотивирован на результаты в тендерах, часть функций выполнял сам лично, часть делегировал. Например, подготовку первых частей по аукционам можно делегировать тендерной компании по сопровождению или фрилансеру. Главное, чтобы по вашей тематике у специалистов был достаточный практический опыт.

Делегировать функции по поиску тендеров крайне не рекомендуется, так как для того, чтобы отобрать действительно перспективные и интересные закупки по вашей тематике необходимо глубоко в этой тематике разбираться и уметь анализировать и просчитывать перспективы участия. Специалист, который не разбирается в Вашей тематике, сделать это качественно не сможет.

Основной плюс привлечения фрилансера или компании по сопровождению тендеров это сокращение времени на рутинные операции. Сэкономленное время можно использовать более рационально для получения лучших результатов. Например, отводить больше времени на аналитику. А также возможно увеличить количество обработанных и подготовленных тендеров.

УТВЕРЖДАЮ:

________________________

[Наименование должности]

________________________

[Наименование организации]

________________/[Ф.И.О.]/

«____» ____________ 20__ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника отдела

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность начальника отдела [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Начальник отдела относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Начальник отдела подчиняется непосредственно руководителю Компании.

1.4. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее:

высшее профессиональное образование по специальности «Промышленное и гражданское строительство», «Городское строительство и хозяйство» и профессиональная переподготовка по направлению «Ценообразование и сметное нормирование в строительстве»;
стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет;
повышение квалификации не реже одного раза в 5 лет и наличие квалификационного аттестата на соответствие занимаемой должности.

1.5. Начальник отдела должен знать:

законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в области градостроительной деятельности, распорядительные, методические и нормативные документы в области ценообразования и сметного нормирования в строительстве;
строительные нормы и правила; стандарты в строительстве;
организацию разработки проектной документации, порядок ее согласования и утверждения;
основы архитектурного и технологического проектирования зданий и сооружений;
материаловедение;
виды строительных конструкций;
технологии строительных процессов и производства;
организацию строительного производства;
правила заключения договоров подряда и государственных контрактов на строительство;
состав, содержание, порядок разработки и согласования сметной документации на различных стадиях инвестиционно-строительного процесса;
порядок финансирования строительства, основы бухгалтерского учета и налогообложения в строительстве;
экономику отрасли;
организацию труда;
основы управления строительством;
прикладные программные продукты для автоматизации процесса составления сметных расчетов;
законодательство о труде;
правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.6. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:

уставом компании;
настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия начальника отдела, его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Начальник отдела обязан выполнять следующие трудовые функции:

2.1. Разрабатывает сметную политику организации.

2.2. Проверяет обоснованность стоимости строительно-монтажных работ и прочих затрат генподрядчика по тендерной документации или по предложениям к договору подряда на строительство объекта с учетом возможного удорожания в период строительства, обусловленного инфляцией, научно-техническим и социальным прогрессом, затратами на мероприятия по охране окружающей среды.

2.3. Участвует в подготовке и согласовании договора подряда на строительство объекта.

2.4. Организует подготовку и обоснование предложения о начальной цене контракта при проведении торгов на размещение заказов в строительстве, в том числе государственных и муниципальных.

2.5. Осуществляет проверку получаемой от заказчика сметной документации и подготовку заключения об ее составе и качестве.

2.6. Совместно с представителями субподрядных организаций согласовывает с заказчиком и проектной организацией локальные сметы, индивидуальные сметные ресурсные нормы и расценки на строительно-монтажные работы, калькуляции сметной стоимости материальных ресурсов, стоимости машино-часа эксплуатации строительных машин (в том числе новых высокоэффективных, импортных машин), индивидуальные нормы накладных расходов и сметной прибыли, расчеты стоимости работ и затрат, предусмотренные сводным сметным расчетом стоимости строительства.

2.7. Рассчитывает стоимость строительства, в том числе по отдельным ее составляющим.

2.8. Участвует в выборе наиболее оптимальной схемы расчетов за выполненные работы между заказчиком и подрядчиком, учет оплаченных заказчиком выполненных работ, контрольные обмеры выполненных строительно-монтажных работ.

2.9. Организует составление смет на дополнительные виды работ, затраты на выполнение которых не предусмотрены в соответствующих расценках, и согласовывает их с заказчиком и проектной организацией.

2.10. Участвует:

в подготовке проектов договоров поставки материальных ресурсов с их поставщиками (производителями, посредниками), в согласовании изменений условий по вопросам ценообразования по заключенным договорам поставки;
в подготовке необходимой документации для рассмотрения претензий в арбитраже;
в формировании, обновлении и хранении данных о показателях расходов и стоимости ресурсов (затрат труда работников строительства, времени работы строительных машин, потребности в материалах, изделиях и конструкциях) на построенных подрядной организацией объектах, необходимых для создания фирменных элементных и укрупненных сметных норм и расценок;
в подготовке данных, необходимых для формирования акта государственной приемочной комиссии по вводу объекта в эксплуатацию.

В случае служебной необходимости начальник отдела может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.

3. Права

Начальник отдела имеет право:

3.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководителя компании.

3.2. Распоряжаться вверенными ему финансовыми средствами и имуществом с соблюдением требований, определенных законодательными и нормативными правовыми актами, уставом организации.

3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

3.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований), соблюдения установленных норм, правил, инструкций, давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.

3.7. Вносить на рассмотрение руководителя компании представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую дисциплину.

3.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3.9. Требовать от руководителя компании оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Начальник отдела несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы начальника отдела осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы начальника отдела является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы начальника отдела определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью начальник отдела обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности начальника отдела может выделяться служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Начальнику отдела для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ____/____________/ «__» _______ 20__ г.