Как правильно выставить минимальный запас. Минимальный запас товарно-материальных ценностей

При эффективной организации планирования товарных запасов, контролируется уменьшение или увеличение их объемов для обеспечения непрерывной работы предприятия. Для этого устанавливаются минимальный и максимальный уровень, между которыми и должен находиться текущий запас.

Потребность в планировании запасов

При формировании товарных запасов предприятие сталкивается с двумя проблемами, которые необходимо решить. Первая проблема - риск возникновения дефицита товара, что приведет к ухудшению сервиса и убыткам предприятия. Для того чтобы эта проблема не возникала, устанавливается нижний предел товарного запаса, достижение которого является сигналом для его закупки. Пока остаток товара реализуется, поступает новая его партия, чем обеспечивается непрерывность продаж. Но такая стратегия, при ее кажущейся выигрышности, может привести к другой проблеме - перезатариванию. Если партия заказанного товара слишком велика, то на его реализацию потребуется длительное время. Весь этот период товар необходимо будет складировать, создавая подходящие условия хранения, что приводит к дополнительным затратам. В некоторых случаях, при уменьшения спроса на данную категорию товара, на складе образуется неликвид, который представляет собой прямой убыток для предприятия. Поэтому, для того, чтобы избежать подобной ситуации устанавливается максимальный объем закупки товара. Он определяется на основе аналитики и прогнозирования спроса. Таким образом, установка нижнего и верхнего предела позволит избежать дефицита товара и неликвида, а также оптимизировать затраты на хранение товара.

Программные средства позволяют учитывать вышеописанные пределы.

Так, в Forecast NOW! Расчет оптимального запаса и объема заказов происходит по специальным алгоритмам математического моделирования, а корректировать верхний и нижний пределы можно при помощи специальных параметров.

Так, верхний предел запаса устанавливается параметром «Максимальный запас» - если рассчитанный по программе оптимальный запас больше этого числа, то программа предложит заказать именно максимальный запас.

Рассмотрим пример:

Заказ на товар без учета максимального запаса:

Программа рассчитала, что конфет Белочка на 6 дней нужно 177 единиц, при этом прогнозируемый остаток равен 27, соответственно заказать нужно 150 единиц товара.

Однако менеджер по закупкам знает, что максимальный запас по этим конфетам не должен превышать 150:

Пересчитаем заказ:

Оптимальный запас стал равен максимальному, соответственно уменьшилось и поле Заказать.

Минимальный предел запаса в программе можно корректировать с помощью параметра «Точка заказа дней».

В этом случае, если товара на складе меньше, чем на то количество дней, указанных в параметре «Точка заказа», то заказ будет сформирован.

Если же товара на складе больше, то заказа не произойдет.

Товара должно хватать на 5 дней:

Сформируем заказ:

Так как прогнозируемый остаток меньше минимального запаса на 5 дней, то Заказ формируется.

Как планировать запасы

На первом этапе планирования нужно собрать группу специалистов, которые произведут учет расхода всех товарных позиций. При этом замеряется скорость продаж и изменение остатков на складах на протяжении предыдущего периода. Делается это посредством изучения учетной документации. В результате можно будет определить скорость продаж по каждой товарной позиции, а также составить календарное планирование, которое ляжет в основу будущей стратегии планирования товарных запасов. Постоянный учет позволит корректировать уровень максимального и минимального уровня товарных запасов, который может меняться со временем, например, в зависимости от сезона.

В программных средствах доступен большой инструментарий для анализа. Так, в Forecast NOW! можно рассчитать следующие параметры:

Более точное планирование запасов позволит сделать тщательное изучение ассортиментной группы. Среди товаров выделяются группы А, В и С, по которым и планируются будущие запасы. При этом группы А и В представляют собой основной источник продаж, но при этом они составляют всего 20% ассортимента, в то время, как группа С является наиболее широкой (до 80% наименований), но ее прибыльность сравнительно невелика. При этом не нужно забывать, что именно в эту группу входит основная масса сопутствующих товаров, которые формируют высокий сервис обслуживания.

Планирование товарных запасов невозможно без прогнозирования спроса. Он проводится на основе нескольких методик. Наиболее простой путь - эмпирическое отслеживание колебаний спроса за длительный промежуток времени. Особенно это удобно для групп товаров, интенсивность продаж которых напрямую связана с сезонностью. Товарные запасы тогда делаются в соответствии с увеличением или уменьшением спроса с учетом максимального и минимального уровня.

В специализированных программных средствах предусмотрены различные методы прогнозирования спроса и определения оптимального товарного запаса.

Так, в Forecast NOW! Определение оптимального запаса происходит с помощью математического моделирования:

Считается накопительная вероятность распределения спроса (с какой вероятностью будет продано не более определенного объема товара за заданный период).

Формирование товарного запаса во многом зависит от условий, на которые соглашаются поставщики. При выборе партнеров необходимо удостовериться, что выполняется несколько важных критериев. Поставщик должен обладать достаточно мощной базой, чтобы удовлетворить самый крупный заказ, при этом он должен быть согласен и на поставки мелких партий товара с оговоренной ранее частой. Заключать договор лучше всего на длительный период, при условии возможности пересмотра цены на продукцию при изменении рыночной конъюнктуры. Кроме того, поставщик должен иметь достаточно развитые логистические возможности, гарантирующие своевременную поставку товарной партии. Это позволит своевременно в полном объеме спланировать товарные запасы на предприятии. Кроме того, это даст возможность избежать перезатаривания и связанных с этим убытков.

Минимальный товарный запас товарной единицы – это количество определенного товара, которое должно всегда быть на остатках магазина. Расчет количества товара осуществляется на основе прошлых продаж с учетом количества требуемого для выкладки товара. В результате, объем заказов планируется так, что на начало дня в магазине всегда в наличии минимальный товарный запас. В то время, как на конец дня всегда должно оставаться количество товара для поддержания красивой выкладки.

Необходимые данные для расчета количества товара:

• – средняя оборачиваемость товаров за период (14 дней)
• – выкладка товара (количество «фейсов», полка, паллет)
• – Периоды промо, маркетинга и распродаж

Формула минимального товарного запаса:

1. Рассчитываем средние продажи за период – сумма всех продаж деленное на количество дней продаж. Если в прошлом периоде товар участвовал в , или другой акции, то такие дни необходимо исключить. Исключаем все дни, в которых продажи превышали обычный уровень реализации. В результате, учитываем только регулярные продажи.
2. Учитываем минимальное количество товаров по планограмме. В планограмме магазина прописано сколько “фейсов” какого товара должно быть выставлено в магазине.
3. Следовательно, минимальный товарный запас рассчитывается как сумма среднедневных продаж и количества фейсов в день.

Пример расчета минимального товарного запаса:

1. У нас есть продажи за 3 недели. В данный период была промо акция и распродажа, продажи по которым должны быть исключить. По остальным дням рассчитываем средние продажи. В результате, средние продажи за период составили 6 шт. в день.
2. Предположим, что норма выкладки нашего товара составляет минимум 3 шт на полке.
3. Следовательно, минимальный товарный запас рассчитывается как сумма 6 шт +3 шт и составит 9 шт в день.

Теоретически, определить, когда пора заказывать допоставку товара, должно быть легко. Если вы знаете, что каждый день покупатели будут заказывать десять единиц товара из , и знаете, что следующая партия будет доставлена через 17 дней после подачи заявки, вам нужно заказать следующую партию, когда на полке останется 170 единиц товара.

Это количество принято называть «точкой заказа». Однако в формуле точки заказа есть еще один элемент – страховой запас (точка заказа = страховой запас + ожидаемое потребление за время поставки). Резервный запас защищает вас от возникновения дефицита товара в период, необходимый для пополнения запасов. Зачем нужна такая защита?

• Спрос – это прогнозируемая величина, в основе которой лежат история продаж в прошлом, коэффициент(ы) тенденции и/или информация о потреблении товара в будущем. Реальное потребление товара, скорее всего, будет больше или меньше, чем эта величина. Резервный запас нужен в тех случаях, когда реальное потребление оказывается больше, чем прогнозируемый спрос. Это «страховка», помогающая вам выполнить заказы покупателя в период, необходимый для пополнения запаса.
• Ожидаемое время выполнения заказа – тоже прогнозируемая величина, как правило, основанная на том, сколько времени прошло между подачей заказа и доставкой последние несколько раз. Иногда реальное время выполнения заказа будет больше, чем прогнозируемое. Резервный запас защищает вас от возникновения дефицита в случае, если время, необходимое для пополнения запаса, превышает прогнозируемое.
• Уровень сервиса – задается разработчиком системы управления запасами, это вероятность возникновения дефицита. Например, если мы зададим уровень сервиса 90% (т.е. отказ клиенту в покупке возможен в 10% случаев), то страховой запас будет один; а если задать уровень сервиса 97% (т.е. отказ клиенту в покупке возможен только в 3% случаев), то страховой запас, при прочих равных условиях, возрастет приблизительно в 1,5 раза.

Следует отметить, что для разного товара выгоднее задавать различный уровень сервиса. Это напрямую зависит от того, в какую категорию попадает товар при проведении АВС-XУZ анализа. Этот анализ предполагает разделение ассортимента на группы в соответствии с весом каждого товара в суммарном результате (например, обороте или прибыли), а также по стабильности потребления. Кроме того, есть зависимые товары, потребляемые покупателем только совместно. Если иметь в наличии только один из этих товаров – покупатель все равно останется недоволен.

Эта диаграмма показывает, как используется резервный запас:

Пунктирная линия показывает доступное количество товара (В наличии – На отгрузку). Заказ на пополнение оформляется в первое число месяца, когда доступное количество наличного товара достигает точки заказа (точка А на графике). В нашем примере не заказано пополнение ни одного товара. Следовательно, в точке А наличное количество товара равно уровню пополнения.

С другой стороны, не забудьте, в чем состоит цель эффективного управления запасами:

«Рациональное управление цепочками поставок дает предприятию возможность оправдывать и превосходить ожидания покупателей, предлагая им такое количество каждого товара, которое позволяет максимизировать чистую прибыль или минимизировать затраты.»

Резервный запас, на самом деле, — это затраты на ведение бизнеса. Однако они необходимы для предоставления покупателям высокого уровня сервиса. Чтобы максимизировать прибыли, нужно внимательно следить за всеми затратами, включая и резервный запас. Следовательно, мы хотим обеспечить желаемый уровень сервиса при минимальном объеме резервного запаса.

Традиционные методы определения размера резервного запаса

Существует два традиционных метода определения размера резервного запаса товара:

• Процент спроса в период выполнения заказа
• Количество дней, на которое имеется запас

Говоря о методах определения размера резервного запаса, мы будем упоминать две переменные: прогнозируемый спрос и потребление. Прогнозируемый спрос – это предположение о том, сколько товара будет продано или использовано за определенный месяц, а потребление – это количество реально проданного или использованного товара.

Процент спроса в период выполнения заказа

Отошедший от дел консультант Гордон Грэм утверждал, что для многих товаров достаточно резервного запаса в размере 50% от спроса в период выполнения заказа. Давайте рассмотрим пример:

Тринадцать единиц в день умножаем на прогнозируемое время заказа, восемь дней, и получаем спрос в период выполнения заказа, 104 единицы. Резервный запас составляет половину от этого количества, или 52 единицы. Это количество представляет собой запасы на четыре дня (4 дня x 13 единиц/день).

Этот метод понятен, но он определяет или слишком большой, или слишком маленький резервный запас для многих товаров. Например:

Товары с долгим, но надежным временем выполнения заказа и относительно постоянным спросом. Если мы применим этот метод к товару, время выполнения заказа на который равно 12 неделям, мы будем держать резервный запас, которого хватит на шесть недель. Если мы обычно получаем пополнение вовремя, а спрос не меняется каждый месяц, резервный запас окажется слишком большим, иными словами, слишком много денег будет вложено в неприбыльный товар.

Товары с очень коротким временем выполнения заказа и существенными вариациями спроса каждый месяц. Если время выполнения заказа на товар равно одной неделе, по этому методу мы будем держать трехдневный резервный запас товара. Если спрос существенно изменяется каждый месяц, нам, скорее всего, не хватит резервного запаса, чтобы удовлетворить спрос покупателей.

Количество дней, на которые имеется запас

Этот метод позволяет закупщику вручную определить число дней, на которые необходим резервный запас товара. Так как у закупщика, как правило, нет времени на пересмотр параметров резервного запаса каждый месяц, он, скорее всего, установит такое количество дней, чтобы резервного запаса было больше, чем достаточно. В конечном итоге, в глазах большинства закупщиков создание излишних запасов лучше, чем дефицит. В результате, такой метод часто приводит к накоплению неприбыльного запаса.

Хороший способ определения размера резервного запаса

Помните, что цель резервного запаса – защитить уровень сервиса от необычного повышения спроса в период выполнения заказа или задержек поставок. Почему бы не основывать решения об объеме резервного запаса каждого товара на изменениях спроса и времени выполнения заказа? Чем больше варьируется спрос и/или время заказа, тем больше будет резервный запас товара. Это называют «методом среднего отклонения».

Давайте рассмотрим пример. Будем считать вариацией или отклонением спроса разницу между прогнозируемым спросом на товар на месяц и реальным потреблением товара в последние три месяца (чаще всего используется история продаж за три месяца). Рассмотрим товар с такой историей прогнозирования спроса и продаж:

январе прогнозировался спрос на 50 единиц товара, а реально было продано 60 единиц. Отклонение, или разница при этом составляет 10 единиц. В феврале прогнозировался спрос на 76 единиц, а продано было 80 единиц, что дало отклонение, равное четырем единицам. Среднее отклонение таково:

Обратите внимание на то, что отклонение в марте, когда прогнозируемый спрос превысил реальные продажи, не включается в расчет размера резервного запаса. Почему? Потому что, если наш прогноз относительно того, чего хочет покупатель, превысил реальные продажи, мы точно не хотим увеличивать размер резервного запаса. У нас на складе товара и так, скорее всего, больше, чем достаточно.

Затем нам нужно определить среднее отклонение времени выполнения заказа на товар. Вычисляя эту цифру, мы просто смотрим на три последние поставки от основного поставщика. Почему так мало? Что ж, за долгий срок может многое случиться и повлиять на время выполнения заказа. Например:

• Поставщик может запустить или остановить линии производства.
• Перевозчики могут поменять маршрут.
• Сырье, необходимое для изготовления товара, может стать более или менее доступным.

Вот данные о трех последних поставках товара, а также ожидаемое время выполнения заказа на товар в момент оформления заказа:

Как и при анализе прогнозируемого и реального спроса, мы не учитываем поставки, когда реальное время выполнения заказа было меньше ожидаемого, иными словами, поставки, когда мы получили товар раньше. Среднее отклонение времени выполнения заказ оставшихся двух поставок составляет шесть дней:

Умножаем шесть дней на текущий прогнозируемый спрос в день и получаем ожидаемое потребление товара в течение шести дней. Спрос в день определяется путем деления текущего ежемесячного спроса на число рабочих дней в месяце. Например, текущий месячный спрос составляет 90 единиц, а в текущем месяце 18 рабочих дней. Спрос в день составляет 5 единиц. Умножаем эту цифру на отклонение, равное 6 дням, и получаем 30 единиц. К 30 единицам прибавляем отклонение спроса и получаем общий объем резервного запаса товара:

На заключительном этапе определения объема резервного запаса мы умножим среднее отклонение на коэффициент отклонения. Коэффициент отклонения зависит от уровня сервиса, который мы хотим предоставить покупателям. Уровень сервиса определяется как процент товара, доставленного покупателям к оговоренной дате. Чем выше коэффициент, тем больше резервный запас и выше уровень сервиса. Обсуждение уровня сервиса приводится в других наших статьях.

Мы обнаружили, что, как правило, следующие коэффициенты соответствуют следующим уровням сервиса:

Если мы стремимся достичь уровня сервиса 95%, мы умножим среднее отклонение на коэффициент, равный двум (37 x 2 = 74 единиц). Будьте внимательны! Чем больше коэффициент отклонения, тем больше на полках недвижимого товара. В нашем примере при использовании коэффициентов 2 и 3 разница в объеме резервного запаса будет составлять 37 единиц!

Да, этот метод определения объема резервного запаса сложнее, чем традиционные методы, описанные нами выше. Однако он отражает изменения на рынке, а следовательно, лучше прогнозирует, больше или меньше резервного запаса определенного товара вам понадобится. К тому же, если ваша компьютерная программа рассчитывает параметры пополнения, вам не придется самим выполнять вычисления.

Вы постоянно должны иметь в наличии тот товар, который хочет и ожидает увидеть покупатель. Если этого товара не окажется в наличии – вы разочаруете своего покупателя, и он уйдет искать товар к вашему конкуренту. Как думаете, вернется ли этот покупатель к вам?

Однако есть такие товары, которых среднестатистический покупатель не ожидает увидеть у вас в наличии всегда. Он готов подождать какое-то время. Вы можете позволить себе иметь меньший запас по таким товарам, а некоторые из них вообще поставлять с распределительного склада или под заказ. Таким образом, вы увеличите оборачиваемость запасов, а, следовательно, и прибыльность денег, вложенных в них. Кроме того, вы можете предложить вашему покупателю более интересную цену, чем ваши конкуренты. Покупатель будет вам благодарен!

Решение "Помощник закупок" для 1С

Автоматическое пополнение запасов. Товар всегда в нужном количестве и месте. Экономия вашего бюджета. Контроль отсутствие избыточного товара Автозаказ товара у поставщиков в один клик

Сайт сайт

Компания

Первая система. Центр автоматизации торговли

Норма запаса - это величина, соответствующая минимальному, экономически обоснованному объему запасов товарно-материальных ценностей. Она обычно устанавливается в днях и показывает, на сколько в среднем дней имеется на складе запаса данного вида. Нормы зависят от расхода материалов в производстве, износостойкости запчастей и инструмента, длительности производственного цикла, условий снабжения и сбыта, др. Нормы при относительно неизменных экономических условиях являются длительно действующими. Они уточняются при существенном изменении технологии или организации производства, номенклатуры изделий или услуг, изменении условий сбыта или снабжения.

Норматив запаса - это минимально необходимая сумма денежных средств, необходимая для создания запаса, обеспечивающего нормальный производственный процесс. Нормативы рассчитываются на каждый конкретный период (год, квартал) по каждому элементу нормируемых оборотных средств. После этого определяется суммарный норматив оборотных средств. Норматив фактически показывает стоимость запаса в среднем за период

Норма запаса учитывает время пребывания запаса в текущем (ηТ), страховом (η С) и прочих видах (η П) запасов:= η Т+ η С+ η П

Текущий запас - основной вид запаса. Он определяет величину всей нормы запаса и предназначается для питания производства между двумя очередными поставками. Его величина представляет собой половину среднего интервала между поставками Т=1/2 Твзв,

где Твзв - средневзвешенный фактический интервал между поставками.

Страховой (гарантийный) запас - второй по величине вид запаса. Он создается для обеспечения бесперебойного течения производства в случаях возможных задержек поставок. Прочие виды запаса создаются в особых случаях (превышение времени доставки груза над временем доставки платежных документов, необходимость подготовки материалов к производству, если имеется сезонный характер поставок либо сезонный характер потребления).

Норматив запаса: Нэ=(Оэ/Т)*η

где Нэ - норматив элемента оборотных средств, руб.; Оэ - расход данного элемента запаса за плановый период, руб. Оэ = К*Ц*РМ, где К – количество изделий, планируемое к выпуску за период, шт.; Ц – цена данного элемента запаса, руб./ед.; РМ – расход данного элемента запаса на одно изделие (ед./шт); Т - длительность планового периода, дни;

Оэ/Т - среднесуточный расход данного элемента запаса, руб./день;

Обобротные средства, выделяемые для образования запасов в незавершенном произодстве нормируются лишь в случае длительного производственного цикла или существенных изменений в объеме или харак­тере производства (освоение новой продукции, сезонные колебания). Ннзп = (ВП/Д)*Тц*Кнзп - норматив средств в НЗП

ВП - выпуск продукции в 4 квартале, Д - количество дней в квартале(90), Тц- длительность производственного цикла, Кнзп коэффициент нарастания затрат, Тц*Кнзк - норма оборотных средств в НЗП

Из различных товаров формируются запасы. Понятие «товар» в логистике включает в себя фактический товар. Он может выражаться в конкретном характерном виде продукта.

Группа товаров, связанных между собой хотя бы одним признаком, является товарным ассортиментом, где общим признаком считаются: общий канал распределения, сходный диапазон цен и т. д.

Совокупность всех ассортиментных групп товаров и товарных единиц предлагаемых для продажи, является товарной номенклатурой.

Ряд позиций определяет решения, принимаемые в рамках товарной политики: номенклатура товаров, глубина и ширина ассортиментных групп, спектр размеров каждого товара, качество товара, выпуск новых товаров, стандартизация товаров

Логистика рассматривает политику фирмы в области управления запасами, а товарная политика формирует запасы товаров на фирме.

«Точно в срок» – это метод который применяется в логистике ко всем составляющим предпринимательства, включая производство, отгрузку и приобретение товаров. Смысл этого метода заключается в том, что все нежелательные запасы должны быть сведены к минимуму. Нелогистическая политика предполагает, что продукция имеется с запасом «на всякий случай», чтобы можно было удовлетворить непредвиденный спрос.

Эта политика дорогостоящая, так как подразумевает содержание большой площади складских помещений для хранения запасов.

В ходе осуществления деятельности фирмы постоянно возникает дилемма: строить на имеющейся площади дополнительные складские помещения или использовать денежные средства на расширение производственных мощностей и, следовательно, на увеличение выпуска продукции.

Предприятия чаще выбирают второй подход, метод «точно в срок» охватывает всю деятельность в ходе производства и распределения.

Цель этого метода – производить и отгружать продукцию в определенный срок для ее дальнейшего использования.

Метод быстрого реагирования предполагает оптимизацию запасов торговых предприятий.

Использование этого метода уменьшает запасы готовой продукции до определенной величины, но не ниже уровня, способствующего быстрому удовлетворению спроса большей части покупателей. Уменьшается время реакции логистической системы на изменения спроса, запасы сосредоточиваются и пополняются в конкретных точках продаж, имеется гибкое взаимодействие партнеров в интегрированной логистической сети, значительно повышается оборачиваемость запасов.

Минимальный запас – это уровень запаса, который обеспечивает непрерывность удовлетворения спроса на весь период исполнения собственного запроса на пополнение этого запаса.

Максимальный запас – это уровень запаса, до которого могут выставляться запросы на пополнение, и уровень запаса на момент получения поставки.